Çalışmalarımızda, kişisel işlemlerimizde, mail adresi e-mail kullanımı eskiye nazaran artık daha fazla kullanılmaktadır. Yapılan araştırmalar sonucunda, mail kullanımı iş hayatında, fazlasıyla zaman harcandığını göstermiştir. İşlemler için çok büyük bir gereklilik olan e-maillerin doğru bir şekilde kullanılması, hem zamandan hem de bilgi erişiminden dolayı büyük fayda sağlayacaktır. Mail yazımı için kuralların olması, meydana gelebilecek yanlış anlamalara, yada ifade yetersizliğine sebebiyet verebilir. Bu sebeptendir ki mail yazımı konusu özel bir hassasiyet gerektirmekte, bilgi anlamında yeterli donanımda olunmalıdır. İş hayatınızda ihtiyaç duyacağınız kurumsal mail nasıl yazılır sorusuna yazımızda açıklık getireceğiz. Başlıklar altında bilgi aktarımı sizlere sunulacaktır.
Kurumsal mail yazım kuralları
Kurumsal mail nasıl yazılır, kısmında en önemli husus kurumsal mail yazım kurallarıdır. Yazacağız mailde kullanılan dil, imla kurallarına uygunluğu mailinizi okuyucu taraf açısından oldukça önemlidir ve hakkınızda izlenim bu doğrultuda oluşabilir.
Mail anlaşılır olmalı
Mailde bahsettiğiniz konu, yazı diliyle en doğru anlaşılacak şekilde anlatılmalıdır. Okuyan taraf bahsedilen konuyu ilk okuduklarında anlayacakları şekilde açıklayıcı olmalıdır. Karmaşık anlatım yerine, kısa anlatımlar kullanmalı ilgili konu uzun ise, maddelere bölünerek anlaşılır hale getirilmelidir.
Okurun ihtiyaçlarını anlayabilmek
Mailinizi okuyan taraf için önemli noktalar vardır, bunlar; mailin gönderilen kişiyle ne ilgisi olduğu, mailde talep edilen ve zamanlama okurunuzu anladığınızı ve ihtiyaca hitap edeceğinizi göstermektedir.
Yazı düzeni
Mailinizin anlaşılır olması gerektiği noktasına değinmiştik, bunun yanı sıra mailiniz belirli yazı düzenlerine de uyum sağlamalıdır. Mesela buna örnek olarak yazılarda giriş, gelişme, sonuç etkin bir şekilde bulundurulmalıdır. Doğru kişiye yollamış olmak önemli olan bir diğer husustur.
Anlatımda netlik
Anlattığınız konuda, direk istenilen yada talep edilene ulaşılmalıdır. Dolaylı yönden anlatılmasından kaçının.
Bütün bahsedilenleri, mail yazma aşamaları ve süresini baz alarak aktarmamız gerekirse gönderici neden gönderim yapıyor, karşı tarafın ihtiyaç duyduğu bilgilendirme isteği giderilebildi mi gibi sorularını cevap verebilmelisiniz. Kullanılan dil yalın olmalı, imla kurallarına dikkat edilmelidir, gerekirse daha açıklayıcı olması adına görsellere başvurulabilir, böylelikle etkili kolay anlatım gerçekleştirilebilmiş olur. Mail açılış ve kapanış kısımlarına eklenecek etiketler doğru seçilmeli, iş mailinde hitap konusuna odaklanılmalıdır. İş mailinde hitap bir çok adımı içermektedir. Örneğin olumlu anlatımlarda bulunmalı, karşılıklı konuşma dilinde mailinizi hazırlamalısınız. Anlatım bir defa yapılmalı, anlatılmak istenilen şey tekrarlanmamalıdır. Sade bir anlatım, somut bir dil kullanılmalıdır. Pozitif ve olumlu ifadelerle konu hakkında aktarımlarda bulunulmalıdır.
Mail gönderdiğiniz kişinin kontrolünü yapmayı, doğru kişiye mi gönderiyorsunuz teyit etmeyi unutmayın. Yazı yolu iletişim için, zamanlama açısından daha zordur, eğer mümkün bir konuysa mail yerine tercihiniz telefonla görüşme olabilir. Mail yazımında, başlangıçta verilen selam metnine dikkat edilmeli mutlaka selam vermelidir. Samimi bir dil kullanmalı, firmanızın izlenimini ona göre bırakmalısınız. Son olarak kurumsal mail nasıl yazılır konusunda aldığınız bilgilere, mailin sonunda mutlaka imzanızın bulunması gerekliliğine de özen göstermeniz gerektiği bilgisini de ekleyebiliriz.
