Ana Sayfa Bilgi Bankası Toplantı Teknikleri Nelerdir? Verimli Toplantı Sunum Teknikleri

Toplantı Teknikleri Nelerdir? Verimli Toplantı Sunum Teknikleri

Toplantı Teknikleri, Toplantı Sunum Teknikleri, Toplantı Teknikleri Ve Zaman Yönetimi, Verimli Toplantı Teknikleri, Etkili Toplantı Teknikleri, Toplantı Yönetme Teknikleri hakkında bilgiler, haberimiz devamındadır.

Toplantı Teknikleri, Toplantı Sunum Teknikleri

Toplantı Teknikleri Nelerdir?

Çalışma hayatında çeşitli bir çok konuda, toplantılar yapmak gereklidir. Konu hakkında yapılan toplantılar sayesinde, ilgili planlamalar ortaya çıkacak çalışma stratejileri , toplantıda yapılan konuşmaların ışığında ortaya çıkarılabilecektir. Bu sebeptendir ki yapılan toplantıların, kaliteli ve verimli olması fazlasıyla önem arz etmekte, ilgili çalışma konusunun işleyişi toplantı sayesinde belirlenebilmektedir. Toplantıların kaliteli ve verimli olabilmesi için bir takım teknikler vardır. Bu toplantı teknikleri sizler için ayrıntılı bir şekilde, açıklamalarıyla sunulmuştur.

İlk adım hazırlık

Yapılacak toplantı için ilk adım hazırlık kısmıdır. Toplantıdan önce ilgili hazırlığın doğru yapılması gereklidir. Toplantıda konuşulacak konu başlıkları belirlenmeli, liste halinde düzenlenmelidir. Konu başlıklarının belirlenmesi aynı zamanda toplantı süresini de ortalama bir süreyle belirleyici hale getirebilir.  Belirlenen başlıkların öncesinde toplantı katılımcılarına bildirilmesi gerekir, bu sayede katılımcılarda konudan haberdar olacak, daha hakim bir şekilde toplantıda bulunacaklardır. Hazırlık aşaması için önemli olan bir diğer kısım, toplantı mekanının doğru seçilmiş olması ve belirlenmesidir. Aşırı büyük olan salonlarda yapılan toplantılar, olabildiğince tercih edilmemelidir. Çünkü geniş olan salon katılımcıların konsantresini olumsuz yönde etkileyebilir. Toplantıda kullanılma gereksinimi duyulacak materyaller, hazır olmalıdır. Bunlara örnek olarak, sunum dosyaları, projeksiyon cihazı, bilgisayar, tahta  verilebilir.

Toplantı amaçları doğru analiz edilmeli

Toplantı için öncesinde belirlenen amaçlar, firmanın çalışmaları ile doğru orantılı olmalı, yapılan işlemlerle alakasız olmamalıdır. Firma iyileştirme ve düzeni için yapılan toplantının amacının dışında ilerlemesi, zaman ve verim kaybına sebep olacaktır. O yüzden belirlenen amaçlar doğrultusunda toplantıyı sürdürmek ve tamamlamak gereklidir.

Doğru zamanlama gereklidir

Toplantı öncesinde yapılan planlamada en önemli olan adımlardan biri, doğru zamanlama ile verimli zamanlama yönetimidir. Toplantı da yer alacak konular  için ayrı ayrı süreler belirlenmeli olabildiğince belirlenen sürelerin dışına çıkılmamalıdır. Toplantıda gereksiz süre aşımı yapılması, toplantının gidişatını olumsuz yönde etkileyecek, beklenen sonuçlar elde edilemeyecektir. Bunun yanı sıra toplantıda meydana gelen zaman aşımı, katılımcıların üzerinde konsantre kaybına sebep olacaktır. Dikkatlerin dağılmaması için toplantının konu aralıklarının kısa tutulmasına, gereksiz olan konulara girilmemesine özen gösterilmelidir. Dağılan dikkatlerin toplanması için, aralıklı olarak molalar verilmelidir.

Tartışmalar meydana gelebilir

Genellikle ortak bir amaç için yapılan toplantılarda, konu hakkında katılımcıların hepsi aynı görüşe sahip olmayabilir. Herkes ayrı ayrı görüşünü belirteceği için tartışma ortamına girilmesi, olası bir sonuç haline gelebilir. Böyle bir durumla karşılaşıldığında, oturum sahibi olan kişiye büyük görev düşmektedir. Toplantı gidişatını kontrol edebilmeli, taraflar arasında oluşan anlaşmazlıklar, görüş farklarının, saygı çerçevesinde dinlenmesini sağlayabilmelidir. Tartışmayı olabildiğince hızlı sonuçlandırmalı, ortak bir anlaşma yoluna varılmalıdır. Oluşan bu görüş ayrılıkları, toplantı süresini çok fazla ihlal etmemelidir.

Doğru değerlendirme yapılmalı

Yapılan toplantıda firmanın değerleri, amaçları doğrultusunda yapılan çalışmaların, ne derece gerçekleştirilebildiği, ulaşılan başarıların ölçümlenmesi gibi sonuçlar incelenmelidir. Yapılan ilgili toplantı tamamlandıktan sonra, toplantının amaçlarına ulaşılıp ulaşılmadığı konusunda değerlendirme yapılmalıdır. Konular hakkında uygulamaya geçirilmek üzere, alınan kararlar uygulanıyor mu kontrolü sağlanmalı, oluşabilecek eksikler analiz edilerek, giderilme yoluna başvurulmalıdır.  Toplantı sonrasında, katılımcılara verimli olup olmadığına dair,etkin ve faydalı olup olmadığı konusunda geri bildirim istendiği belirtilmeli, yapılan geri bildirimlere göre toplantının raporu tutulmalıdır. Tutulan rapor, devamında yapılacak yeni bir toplantıya yön verecektir. Eksik kalan konular  varsa bu raporda mutlaka belirtilmelidir.

Toplantı teknikleri konusunda yönetim ve genel anlamdaki maddeler belirtildiği gibi gerçekleştirilirse, verimli ve etkili bir toplantı meydana  gelecektir. Bunların yanı sıra katılımcıları ve toplantı yönetimindeki kişilerin sunumları da oldukça önem arz etmektedir. Bunlarda başlıklar halinde açıklanarak verilmektedir.

Toplantı Sunum Teknikleri

Sunumda ses yönetimi

Toplantı esnasında, sunumuzu anlatırken ses tonunuzu doğru ayarlayabilmelisiniz. Örneğin toplantı salonu büyük ise, katılımcıların hepsinin sizi duyabileceği bir ses tonunu tercih etmeli, ses tonunuzu ve yükseltmelerinizi ona göre ayarlamalısınız. Vurgu yapmanız gereken yerlerde, doğru bir ses tonuyla vurgu yapmayı tercih etmeli, çok fazla aşırıya kaçmadan ve duraklama boşluklarıyla konuşmanızı gerçekleştirmelisiniz.

Sunum esnasında el ve kollarınızı fazla hareket ettirmeyin

Konuşmanızı yaparken, heyecan yada ilerleyen durağanlıktan dolayı, ellerinizi ve kollarınızı çeşitli şekillerde hareket ettirmekten kaçının. Hareket ettiriyorsak bile katılımcıların dikkati açısından, olumsuz etki meydana getirmeyecek şekilde olmasına dikkat etmelisiniz. Mesela kolları sarkıtmadan konuşmalı, elleriniz konuşma esnasında cebinizde olmamalı, kollarınızı kesinlikle kavuşturmamalısınız.

Göz teması önemli

Toplantı esnasında, katılımcılar ile konuşmanız esnasında göz temasında bulunmaya özen gösterin. Size katılımcılar tarafında yönetilen soruları cevaplandırırken, sadece soruyu yönelten kişi ile değil,  diğer katılımcılarla da göz temasında bulunmalısınız.


DİĞER TOPLANTI TEKNİKLERİ HABERLERİNİ ÖNCE SİZE GÖNDERELİM!

ElemanUzman.com, toplantı teknikleri konusunda tüm yeni haberleri ve duyuruları çok yakından anlık olarak takip etmektedir ve bu bildiriler ilk olarak bu sitede yayınlanmaktadır. Bu nedenle elemanuzman.com'un yayınladığı haberleri takip etmeniz ve hızlı adım atmanız yararınıza olacaktır. ElemanUzman.com'dan yapılan toplantı teknikleri duyurularını ve haberlerini en önce siz almak istiyorsanız aşağıdaki kanallardan bize abone olabilirsiniz.

E-posta adresinizi yazın :

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir